' (056) 376-90-90

 

РЕЖИМ РАБОТЫ

 

г. Днепропетровск,

 

' (067) 367-90-90

 

Пн-Пт с 08:00 до 18:00

 

ул. Рабочая, 23-В,1 этаж

' (099) 367-90-90

 

Сб-Вс: выходной

t-s@trade-s.dp.ua

 

 

ЭДО – экономно прогрессивно просто.

На сегодняшний день уже многие организации знакомы с понятием "электронный документооборот" (ЭДО).

Согласно Закону Украины "Об электронных документах и электронном документообороте" (http://zakon.rada.gov.ua/go/851-15) электронный документооборот - это совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и при необходимости с подтверждением факта получения таких документов.

Логически корпоративный ЭДО можно разделить на две части: внутренний и внешний.

Контролирующие органы постепенно обязывают нас переходить на внешний ЭДО. Предприятия начали обзаводиться соответствующими системами, но используют их крайне узконаправленно, обмениваясь лишь отчётностью...

А почему так происходит?! Потому что далеко не каждая фирма готова принимать и отправлять другие документы, ведь она не настроила своё внутреннее делопроизводство.

Давайте рассмотрим, как же воплотить в жизнь внутренний ЭДО.

Обмен первичной документацией.

Важность этого процесса вряд ли кто-нибудь будет оспаривать. Сколько можно сэкономить, если громадное количество бумажных счетов, актов и накладных вдруг станут исключительно электронными?

Для этого нужно их перевести в XML-формат и обрабатывать входящую и исходящую документацию в единой учётной системе, например, 1С или SAP.

Могут возникнуть сложности, если перед окончательным внесением первичного документа его нужно согласовать с партнерами или коллегами. Но и такие нюансы уже учтены в современных системах ЭДО. Ярким примером является ПО M.E.Doc в комплексе с модулем "Медовая стыковка".

Документы с индивидуальной структурой.

К таким документам можно отнести различные договоры, доп.соглашения, приложения и т.п. Они не имеют строгой формы, которая регламентирована государством, но имеют ряд обязательных реквизитов. И с ними также нужно иметь дело каждому предприятию.

При этом, как правило, каждая серьезная организация разрабатывает свой стандартный шаблон для различных типов документов. В таком случае для автоматизации ЭДО нужно запрограммировать канал связи между системой, поддерживающей ЭДО, и той, где формируются документы.

После этого, к примеру, в 1С необходимо нажать соответствующую кнопку, документ попадает в M.E.Doc, а оттуда отправляется адресату. Адресат в свою очередь может согласовать изменения в данном документе и отправить его обратно.

Что при этом происходит? Конечно же, фирма экономит время, деньги и нервы!

Для приведения в действие внутреннего ЭДО организации нужно соответствующим образом настроить свое ПО и четко распределить роли между сотрудниками: кто получает корреспонденцию, кто проверяет и согласовывает, кто подписывает, кто делает отправку и т.д.

Таким образом будет сформулирована четкая и понятная схема работы коллектива. Как правило, в результате этого либо значительно сокращается число задействованных работников, либо уменьшается время, которое затрачивается на обработку документов. И то, и другое выгодно работодателю.

Но что делать, если предприятие имеет довольно скромный документооборот? В этом случае на помощь приходят соответствующие веб-сервисы ЭДО, которые стоят дешевле своих настольных аналогов. Однако, они также могут отправлять отчётность и работать с первичными документами. И при этом они «не привязаны» к конкретному рабочему месту. Продолжить работу всегда можно с любого компьютера, где есть доступ к Интернету. Примером такого веб-сервиса является "СОТА".

Подведем итоги:

В данной статье были рассмотрены особенности внедрения электронного документооборота на предприятии. 

Его преимущества:

- уменьшение затрат на расходные материалы,

- ускорение бизнес-процессов,

- ‎защищенность и достоверность информации,

- ‎соответствие современным требованиям законодательства.

Существующие системы ЭДО имеют возможность обмениваться данными с учетными системами. Поэтому достаточно единожды автоматизировать процесс и использовать ЭДО в свое удовольствие. Новые доработки понадобятся в том случае, если произошли какие-нибудь изменения в требованиях к документам или маршруте обмена.

Все вышеописанные технологии в совершенстве освоены специалистами Группы компаний ТРЕЙД-СЕРВИС, имеются соответствующие лицензии и сертификаты. Множество клиентов уже испробовали все преимущества безбумажной работы.

Поэтому мы с радостью поможем Вам довести Ваш электронный документооборот до совершенства!

Телефоны службы технической поддержки

пн - пт с 8:00 до 18:00

(056)376-90-90; (044)374-90-90; (099)367-90-90; (067)367-90-90